|
 Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan adalah unsur pimpinan yang membantu Pudir I di bidang administrasi akademik dan kemahasiswaan yang berada dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Direktur dan sehari-hari dibawah pembinaannya dilakukan oleh Pudir I Bidang Akademik.
Kasubbag. Akademik (Sarana Pendidikan) adalah sarana pelayanan teknis administrasi akademik yang berada langsung dibawah Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan bertugas mengelola keseluruhan proses akademik mahasiswa dan menyiapkan data statistik akademik untuk evaluasi aktif/ dari Politeknik Bengkalis.
* Bag. Registrasi adalah unsur pelaksana teknis dibawah kabag. Akademik yang bertugas
memproses administrasi dan registrasi mahasiswa Politeknik Bengkalis.
* Bag. Perkuliahan adalah unsur pelaksana teknis dibawah kabag. Akademik yang
bertugas memproses pengambilan dan pemantapan matakuliah mahasiswa Politeknik
Bengkalis
* Bag. Nilai dan Ijazah adalah unsur pelaksana teknis dibawah Kabag. Akademik yang
bertugas memproses nilai mahasiswa Politeknik Bengkalis sampai menjadi Transkip
Nilai dan Ijazah. Kasubbag. Kemahasiswaan adalah sarana pelayanan teknis administrasi akademik yang berada langsung dibawah Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan bertugas mengelola keseluruhan kegiatan kemahasiswaan dan menyiapkan data statistik kemahasiswaan untuk evaluasi aktif/dari Politeknik Bengkalis. Fungsi BAAK- Mengelola secara terpusat dan terpadu sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan dilingkungan Politeknik Bengkalis.
- Menopang penyelenggaraan kegiatan akademik diberbagai unit lingkungan Politeknik Bengkalis melalui penyediaan informasi akademik.
- Mengembangkan sistem administrasi akademik serta perangkat penunjangnya sejalan dengan tuntutan perguruan tinggi.
- Memelihara dan Mengamankan informasi akademik.
- Mengembangkan dan menyediakan sistem informasi manajemen kegiatan akademik bagi pengambilan keputusan manajerial.
- Menyelenggarakan hubungan dengan pemerintah dan pihak lain diluar Politeknik Bengkalis berkenaan dengan pengelolaan administrasi akademik dan kemahasiswaan.
Struktur Organisasi  Gambaran Tugas Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan - Mengelola kegiatan Unit Biro Administrasi dan Kemahasiswaan agar terwujud fungsi-fungsinya.
- Mengelola Unit Biro Administrasi dan Kemahasiswaan agar berbagai komponen didalamnya terpadu sebagai suatu sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan
- Menjalankan kerjasama dengan berbagi unit dilingkungan Politeknik Bengkalis sehingga terwujud fungsi-fungsi dari Unit Biro Administrasi dan Bagian Kemahasiswaan.
- Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kelancaran pekerjaan Bagian Akademik dan Bagian Kemahasiswaan.
- Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan mempertanggung jawaban perwujudannya kepada Pembantu Direktur I.
- Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengakapan Politeknik Bengkalis yang ditempatkan di Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
Bagian Akademik (Sarana Pendidikan)- Mengelola kegiatan administrasi dari keseluruhan proses administrasi akademik dan akreditasi
- Mengembangkan dan menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan manajerial terhadap berbagai hal yang menyangkut administrasi akademik.
- Mengembangkan sub-sistem administrasi akademik dan perangkat penunjang dalam rangka mengembangkan sejalan dengan tuntutan perkembangan Politeknik Bengkalis.
- Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kelancaran pekerjaan pelaksanaan sub-bagian Akademik dan sub-bagian Kemahasiswaan.
- Memelihara dan mengamankan file data dan informasi yang menyangkut akademik.
- Menjalin kerjasama dengan komponen lain dilingkungan Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan maupun Politeknik Bengkalis bagi terwujudnya efektifitas berbagai kegiatan akademik.
- Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja bagian akademik dan mempertanggung jawabkan perwujudannya kepada Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan.
- Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan Politeknik Bengkalis yang ditempatkan dibagian Akademik.
 Pelaksana Sub-Bagian Registrasi - Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi registrasi dan administrasi mahasiswa.
- Memproses formulir registrasi mahasiswa menjadi :
- Laporan jumlah mahasiswa yang registrasi
- Rekapitulasi semesteran mahasiswa
- Menerbitkan Kartu Mahasiswa
- Menyerahkan Kartu Rencana Studi (KRS), melegalisir Kartu Mahasiswa (KTM), melegalisir dan membagikan kalender akademik kepada mahasiswa
- Membuat surat keterangan aktif
- Menyelenggarakan proses administrasi antara lain :
- Persiapan pendaftaran Calon Mahasiswa Baru
- Proses pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru
- Daftar kembali mahasiswa baru, mengecek syarat dan pemberian Nomor Induk Mahasiswa
- Menyelenggarakan tata penyimpanan data dan keuangan (Dana Operasional) unit BAAK
- Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan Universitas yang ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Registrasi
- Tugas lainnya yang berhubungan dengan registrasi
Pelaksana Sub-Bagian Perkuliahan - Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi perkuliahan
- Mengumpulkan beban mengajar matakuliah prodi kemudian membuat :
- Rekapitulasi keseluruhan jadwal
- Daftar penggunaan ruang kuliah
- Rekap beban tugas tiap dosen
- Daftar hadir dan daftar nilai matakuliah
- Menampung perubahan-perubahan jadwal matakuliah.
- Menginput dan memproses Kartu Rencana Studi sehingga menjadi :
- Daftar nilai matakuliah untuk tiap matakuliah
- Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan kampus yang ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Perkuliahan.
- Tugas lainnya yang berhubungan dengan perkuliahan.
Pelaksana Sub-Bagian Nilai dan Ijazah - Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi nilai, transkip dan ijazah
- Menyiapkan, Menyimpan blanko-blanko surat keterangan, transkip dan ijazah
- Memproses nilai mahasiswa meliputi :
- Menerima daftar nilai dari Dosen disetiap program studi .
- Melalui Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, mengingatkan program studi terhadap matakuliah yang terlambat atau lalai mengirimkan daftar nilai.
- Mengolah Kartu Hasil Studi mahasiswa
- Menyimpan arsip nilai sebaik-baiknya
- Membuat surat keterangan lulus sarjana
- Membuat dan memberikan surat keterangan lulus, transkip dan ijazah sarjana
- Menyimpan salinan transkip dan ijazah
- Membuat buku induk ijazah
- Pengesehan transkip
- Menyediakan bahan informasi laporan wisuda sarjana
- Memelihara dan Mengamankan perlengkapan-perlengkapan kampus yang ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Nilai dan Ijazah utamanya.
Bagian Kemahasiswaan Bertugas membantu kelancaran penyelenggaraan akademik khususnya dalam pelaksanaan administrasi kemahasiswaan dan alumni. Fungsi-fungsi yang dijalankan meliputi : - Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data kemahasiswaan dan alumni.
- Menyelenggarakan administrasi pembinaan penalaran mahasiswa.
- Menyelanggarakan administrasi pembinaan kesejahteraan mahasiswa (Beasiswa, Kerohanian)
- Melaksanakan pengelolaan dan kegiatan pengembangan bakat dan minat serta kegemaran mahasiswa
- Menginformasikan peluang kerja bagi alumni bekerjasama dengan Siskom dan Kerjasama.
|
